研究生院:做对师生和学校有利的事
2015-11-04

  在创建服务型机关过程中,研究生院始终坚持把“想做事、做好事、做成事”作为开展管理服务工作的基本理念,使管理融于服务之中,不断提高管理效率,为全校广大师生提供最便利、最满意的服务。
  一、把“想做事”作为开展工作的思想动力
  学位授予审核作为一项日常工作,非常细致繁琐,要对每位学生的学习成绩、获得学分、学习时间、论文评阅、毕业答辩、发表论文等方面进行反复校对与核实。为防止学位审核工作过程中的疏漏,不断改进和创新工作,研究生院积极打造学位管理网络平台,实现课程成绩、学分、论文重复率、论文评阅结果的自动审核;通过流程控制,自动过滤不符合条件的申请人。这一功能在提高审核准确度的同时,也减轻了管理人员的工作强度,实现了学位申请信息的实时公开,有效防止学术不端行为的发生。在“想做事”思想的推动下,研究生院还逐步建立了较为完善的学位质量监控体系,在历年来的学位审核工作中,起到了重要的支撑作用。
  二、把“做好事”作为开展工作的价值取向
  研究生院积极为师生和学校做好事,把为全校广大师生提供最便利、最满意的服务作为工作价值的具体体现。
  1、建立研究生离校服务系统,为学生“做好事”:在离校服务系统启用之前,研究生办理离校手续,须持离校通知单到八、九个相关部门去签字盖章。为简化毕业离校手续,更好地服务于毕业生,减轻各管理部门的工作强度,研究生院在整合一卡通中心、网络中心、图书馆、财务处、校医院、社区办等部门的电子信息资源的基础上,开发了网上离校系统。该系统实现了学生在线提交离校申请、各部门通过网络审核学生业务结清状况的功能。系统开通后,通过数据库自动审核,大部分的业务可以在网上自动办理,轻点鼠标,即可完成,极大地方便了研究生办理离校手续;同时网上离校系统变被动管理为主动服务,减少了传统工作方式下离校业务的工作量,达到了“双赢”的效果。
  2、利用研究生导师门户系统,为教师“做好事”:在每年的博导审核过程中,按照惯例,导师们都要填写一张审核表,而这张表有一半的内容每年都一样,需要重复填写。为进一步改进工作,研究生院将以往每位导师的表格输入数据库,在每年的导师审核工作中,重复的部分系统会自动生成,对于新增加的信息,可以从相关数据库中读出自动导入到导师系统中,导师只需要通过系统审核相关信息,轻点一下鼠标即可完成博导审核工作。这大大地简化了导师审核的填表工作,得到了导师们的充分肯定。在此基础上,研究生院进一步开发了导师查询课程、论文、项目、毕业生信息,与学生实时互动,网上批改作业等功能,为导师的教学科研提供更多便捷的服务。
  3、推进新学位标准的实施,为学校“做好事”:学位标准的修订和提升是一项有益于学校长期发展的改革举措,体现了我校“质量优异、追求卓越”的价值与理念。但在推行之初,异议较多。面对这些异议,研究生院着眼长远发展,认为发表高质量论文能使学生在未来求职中获得更多的青睐,也在一定程度上提升了导师的业务能力,同时学校也能收获更好的学术声誉,这是一项有利学生、导师、学校的事,必须坚持推动新学位标准的实施。近年来,我校研究生在国际高水平学术期刊上发表论文的数量和质量都有了很大的提升,这为我校在国内外各大评估机构推出的高校排名中保持前列,做出了重要贡献。
  三、把“做成事”作为完成“做好事”的实践基础
  想出好事不易,做成好事更难。管理工作,涉及方方面面,任何一项改革,改变现有模式,总会遇到各种各样的阻力,克服他们把事做成,要在三个操作层面把握好。
  1、宏观上,坚持原则性:万事开头难,认定了对全校师生发展有益的事,即便过程中存在阻力,也要坚定不移地向前推进。研究生院启动学位管理信息化改革过程中遇到一些阻力,但最终得到了师生的认同。目前信息系统已从最初的学位申请系统扩展到研究生招生宣传平台、研究生培养管理系统、导师门户系统、研究生网络课堂等6大信息平台,覆盖了研究生培养的全过程。目前各类信息平台日平均访问量达到2000余人次。
   2、中观上,掌控节奏感:为方便研究生学位论文送审和专家评阅论文,加强学位论文评阅及质量管理,研究生院启动了学位论文网上评阅工作,变原来的纸质论文评阅为电子版网上评阅。在推广系统的同时,实施“双轨制”推广形式,同时保留纸质评阅方式,由导师和研究生自己选择。由于该系统具备导师随时评阅、可查阅学生是否被他人评阅、查看自己评阅历史记录等诸多优越的功能,慢慢有近一半的博士学位论文采用的是网上评阅方式,之后达到八成,最终绝大多数导师摈弃纸质论文的使用,主动选择了网络评阅的方式。
  3、微观上,把握灵活性:为预防学位论文抄袭等学术不端行为发生,研究生院启用学位论文查重平台,对全校学位论文进行文字重复率检查。这项举措以维护导师学术声誉为出发点,以检查论文重复率为手段,帮助导师初步审查学生论文,把决定权交付导师,变管理为服务。在重复率标准方面,考虑到学科特殊性,不同学科对论文重复率的要求不同,研究生院没有制定“一刀切”的全校统一重复率标准,而是由学科和导师制定研究生学位论文重复率标准,让学科和导师对研究生学位论文质量进行严格把关,从而激发院系和导师的质量意识和责任感。这种微观层面上的灵活推广方式,使学位论文查重工作在全校范围内得以顺利开展。这项工作的实施,使我校学位论文的重复率显著下降,有效地防止了学术不端行为的发生。
  ———摘编自研究生院副院长倪瑞在新提任中层干部培训班总结座谈会上的发言


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